Para acessar esta página clique sobre o local , localizado no menu lateral esquerdo.

O módulo Atas do sistema Projetos tem como intuito o gerenciamento das atas de reuniões referentes a projetos cadastrados no sistema.

Busca de Atas

Na interface de Chamado de Obras é possível realizar buscas utilizando os seguintes filtros:

Filtros

• Projeto - Selecione o projeto que será tratado;
• Número - Filtra por número da ata;
• Endereço - Filtra pelo endereço do local da reunião;
• Status - Selecione o status da ata;
• Tópico - Filtra por tópico ao qual se trata;
• Empresa Envolvida - Filtra pelo nome da empresa envolvida;
• Local - Filtra pelo nome do local onde a reunião ocorrerá/ocorreu;
• Descrição de Ações - Filtra pela Descrição de Ações na etapa de Pautas
• Responsável por Ação - Filtra pelo nome do responsável pela abertura da ata;
• Data de Preenchimento - Filtra pela data em que o formulário foi preenchido;
• Data Prevista - Filtra pelo período em que a reunião está prevista de acontecer;
• Data Realizada - Filtra pelo período em que a reunião foi realizada;
• Intervalo de Horários - Filtra pelo horário em que a reunião deve acontecer/aconteceu;
• Envolvido - Filtra pelo nome do envolvido;
• Atas com ações atrasadas - Selecione a checkbox para filtrar só as atas com ações atrasadas.

Listagem

A listagem das Atas de Reunião possui as seguintes colunas:

• Número - Número da ata de reunião;
• Empreendimento - Nome do empreendimento a que se trata;
• Local - Local da renuião;
• Data Prevista (dd/mm/aaaa) - Data em que é prevista da renião acontecer;
• Data Realizada (dd/mm/aaaa) - Data em que a reunião aconteceu;
• Tópicos - Quantidade de tópicos;
• Envolvidos - Quantidade de participantes da reunião;
• Presentes - Quantidade de participantes que compareceram;
• Classificação - Ata ou Pré-Ata;
• Status - Aberta ou Fechada.

Nesta interface é possível realizar as seguintes ações:

• Criar Ata de Reunião - Clique no botão Novo localizado no final da listagem;
• Excluir ata - Selecione o check-box referente à ata escolhida e clique em Excluir;
• Relatório da listagem exibida - Para visualizar o relatório das atas de reunião, clique em . A página será direcionada para a interface onde é possível imprimir, como ilustra a imagem a baixo:
  • 

Comentários

Acesse os comentários relacionados à ata de reunião clicando no ícone . O seguinte pop-up mostra todos os comentários feitos sobre a ata relacionada:

Caso o ícone esteja cinza (), a ata não possui nenhum comentário.

É possível adicionar um novo comentário tanto por esse recurso quando pelo recurso Criar comentário na interface de edição da ata (), localizado no canto superior direito da tela.

Visualização da Ata

Para visualizar uma ata de reunião, clique sobre o ícone . Em seguida abrirá uma janela, onde é possível visualizar e imprimir os dados do chamado desejado.

Edição de dados

Para editar um chamado, clique sobre o ícone . Em seguida, será redirecionado para a interface de edição, onde é possível editar as informações da ata desejada.

Enviar convocação

Clicando na opção Enviar Convocação, localizada no canto superior direito da edição da ata (). Através dessa opção, além da convocação, é enviado também o conteúdo da ata aos envolvidos.

Reprogramação

Neste item devem ser definidos data e horário para a realização da reunião. É possível reprogramar os dados inseridos através do botão Reprogramar.

Realização

Inserindo a data da realização da reunião, o status da ata será automaticamente alterado de Aberta para Fechada.

Pautas

1. É possível adicionar tópicos à ata assim que é salva a abertura da mesma;
   1. 

• Tópico - informe o assunto a ser tratado;
• Hora Inicial e Hora Final - Definir o tempo aproximado que o assunto indicado no campo tópico será discutido;
• Descrição - Informe quais tópicos serão abordados;
• Envolvidos - Informe com quais envolvidos estes tópicos estão relacionados;
• Anexar arquivos ao Tópico - Selecione arquivos que contribuirão com a pauta.

      2. Caso seja necessário, adicione mais Tópicos clicando em Adicionar Tópico. O usuário pode escolher atribuir ações sobre o tópico.            Basta escolher a opção Abrir ações sobre este tópico na combo-box.

• Descrição da Ação - Devem ser listadas as ações apontadas para a resolução do tópico;
• Responsáveis - Deve ser apontado o responsável pela execução das ações;
• Data Prevista - Indicar uma data prevista para conclusão.

      3. Ao clicar sobre o botão Nova Ação será aberto um novo bloco contendo os campos descritos acima. Ao selecionar a check-box Enviar e-mail de para envolvidos, o sistema envia um e-mail para os envolvidos selecionados.