Após realizar o Upload do arquivo, é preciso cadastrá-lo em um diretório.

Cadastrando um Arquivo

1. Acesse o diretório de destino do arquivo e clique sobre o botão Área de Transferência:
   
   1. 
2. Na Área de Transferência, selecione os arquivos a serem cadastrados e clique sobre o botão Publicar Selecionados:
   1. 
3. Será apresentada a caixa de diálogo Cadastrar novos documentos, onde deverão ser inseridos os seguintes dados:
   1. 
      
      1. Nome - Codificação de nomenclatura seguindo padrão AsBEA;
      2. Título - Identifica e/ou descreve ao que se refere o arquivo;
      3. Observações - Podem ser adicionados resumos sobre os itens desenhados no projeto, ou as modificações e atualizações feitas quando gerada nova revisão;
      4. Tamanho - Informação para plotagem de arquivos;
      5. Extrair arquivos individuais de visualizações de Sheets existentes no RVT? - Extrai os arquivos que compõem o RVT para o menu de 'Pendentes de Publicação'. Essa opção só é exibida na publicação de arquivos no formado .RVT

         1. Essa opção é exclusiva para Clientes 4BIM. Para saber mais, entre em contato com o setor Comercial.

      6. Cor da Impressão - Selecione a cor da impressão do arquivo;
      7. Status - Campo onde é definido o nível de liberação do arquivo para obra;
      8. Fase do Projeto - Selecione a fase do projeto;
      9. Grupos - Selecione os grupos que terão os respectivos arquivos vinculados;
4. Preenchidos os campos, clique sobre o botão Cadastrar Selecionados para gravar o arquivo no diretório. Clique sobre o botão Voltar para retornar à Área de Transferência. Clique sobre o botão Cancelar para anular a ação. 

Status de Arquivos

É importante ressaltar que é o Coordenador do Projeto que determina se o projetista tem permissão para definir um status para o arquivo no cadastro. O sistema disponibiliza quatro status aos arquivos, são eles:

1. Bloqueado - O projeto não está liberado para obra. Os arquivos com esse status ficam disponíveis apenas para o coordenador do projeto e para o usuário que efetuou o upload. Os usuários com permissão para visualizar arquivos com status bloqueado também terão acesso ao download;

   1. Envio de e-mail

      Dispara e-mail notificando o cadastro do arquivo apenas para o coordenador do projeto e compatibilizador. 

2. Bloqueado Parcialmente - O projeto pode estar em conferência ou revisão, e por este motivo, o mesmo não está liberado para obra. Os arquivos com esse status ficam disponíveis para os grupos selecionados no cadastro; 

   1. Envio de e-mail

      Dispara e-mail notificando o cadastro do arquivo para o coordenador do projeto e grupos marcados.

3. Aprovado - O projeto foi conferido e aprovado, mas não está liberado para utilização na obra. Os arquivos ficam disponíveis para todos os usuários que tenham acesso ao status aprovado;

   1. Envio de e-mail

      Dispara e-mail de aviso de upload para o coordenador do projeto e grupos marcados. 

4. Liberado para Obra - O projeto foi aprovado e está liberado para utilização na obra;

   1. Envio de e-mail

      Dispara e-mail notificando o cadastro do arquivo para todos os grupos marcados. 

Controle de Revisões

O sistema substitui automaticamente os arquivos antigos por suas novas versões inseridas, quando seguido o mesmo código, modificando somente a revisão do arquivo. Para sobrescrever com sucesso arquivos no sistema é preciso conhecer os pesos dos status:

Para sobrescrever um arquivo, é necessário seguir três passos:

1. O nome do novo arquivo precisar estar idêntico ao arquivo anterior;
2. O número de revisão do novo arquivo precisa ser maior do que a revisão anterior;
3. O status do novo arquivo precisa ser igual ou superior ao arquivo anterior.

Exemplo:

AUTODOC-ARQ-PE-TERR-001-R00.dwg - Status: Aprovado (Revisão anterior) 
AUTODOC-ARQ-PE-TERR-001-R01.dwg - Status: Aprovado (Nova revisão)   

Observe que o nome dos arquivos são idênticos (1), mudando somente o número da revisão, que é maior no novo arquivo (2), e o status da nova revisão é igual ao da revisão antiga (3). A combinação desses três fatores fará com que o arquivo seja sobrescrito automaticamente pela nova revisão. Se por acaso, a nova revisão fosse cadastrada com o status Bloqueado, o arquivo não seria sobrescrito deviso ao status da nova versão ser inferior ao seu, portanto, ambos seriam mantidos no diretório. No caso, o arquivo seria sobrescrito automaticamente se o status do novo arquivo fosse alterado para Aprovado ou Liberado para Obra, que possuem, respectivamente, peso igual e superior ao existente.   

Configuração Adicional

Quando habilitada a configuração Não Não permitir intervalos entre revisões (Válido somente para revisões numéricas), o sistema permite apenas publicações de revisões na ordem numérica posterior à atualmente cadastrada. Ou seja, uma vez habilitada, não será possível publicar (por exemplo) um arquivo na revisão 04, sem que já exista no sistema, este arquivo na revisão 03.

A configuração passa a vigorar somente a partir da primeira revisão cadastrada, e não há obrigatoriedade de que a primeira revisão cadastrada sera a R00. Ou seja, você poderá cadastrar diretamente a revisão 10 de um projeto no sistema. Entretanto, a partir desta primeira revisão cadastrada, não poderá mais pular o cadastramento de nenhuma revisão, sendo necessário ter a R11 para cadastrar a R12, e assim sucessivamente.

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